Datenschutzerklärung

Informationen zur Datenverarbeitung gem. Art. 13 DSGVO für Online-Bewerbungen (E-Recruiting)

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Wir behandeln die von Ihnen eingegebenen persönlichen Angaben streng vertraulich. Deshalb möchten wir Ihnen folgende Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bei der Stadt Ulm geben:

Verantwortlicher:

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung  ist die Stadt Ulm, Marktplatz 1, 89073 Ulm.

Die Stadt Ulm ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und wird vertreten durch den Oberbürgermeister.

Ansprechpartner:

Stadt Ulm
Zentrale Steuerung und Dienste/Personal und Organiation
Donaustr. 5
89073

Bei inhaltlichen Fragen zu der jeweiligen Stelle kontaktieren Sie bitte die in der Stellenausschreibung genannte Ansprechperson.

Bei technischen Problemen oder für die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an den Administrator:

Herrn Alexander Liebhardt
Tel. 0731/161-2103
E-Mail an a.liebhardt@ulm.de

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten:

Stadt Ulm
ZSD/R Datenschutz
89070 Ulm
Email: datenschutz@ulm.de

Personenbezogene Daten

Bei personenbezogenen Daten handelt es sich um alle Informationen, die sich auf eine
identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person gesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie beispielsweise einem Namen, einer Telefonnummer oder einer E-Mail-Adresse identifiziert werden kann. Informationen, die zum Beispiel durch Anonymisierung einer
betroffenen Person nicht zugeordnet werden können, fallen nicht darunter.

Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung

Wir verarbeiten die in diesem Portal erhobenen personenbezogenen Daten auf Grund
Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens.

Um am Online-Bewerberauswahlverfahren der Stadtverwaltung Ulm teilnehmen zu können, muss jeder Bewerber bzw. jede Bewerberin ein Benutzerkonto anlegen. Diese Daten werden ausschließlich zur Abwicklung der Bewerbungsverfahren und der Durchführung von Stellenbesetzungen verarbeitet.

Minderjährige Bewerber, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, bedürfen der Einwilligung ihres gesetzlichen Vertreters. Die dazu notwendige Einverständniserklärung (formlos) können Sie im Online-Bewerberformular hochladen.

Die von Ihnen eingegebenen Daten können ausschließlich von den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingesehen werden, die an der Besetzung der jeweiligen Stelle
beteiligt sind. Sollte die Stadt Ulm Personalberatungen zur Begleitung und Durchführung des Auswahlverfahrens einsetzen, wird vertraglich vereinbart und kontrolliert, dass ein identisches Datenschutzniveau gewährleistet wird.

Ergibt sich aus Ihren Bewerbungsunterlagen ein Hinweis, dass eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung im Sinne des SGB IX vorliegt, erfolgt die Beteiligung der Schwerbehinderten-vertretung nach § 178 SGB IX. Ansonsten verpflichtet sich die Stadt Ulm, Ihre Daten nur weiterzugeben, sofern sie rechtlich dazu verpflichtet ist (zum Beispiel an Gerichte beziehungs-weise andere Behörden).

Sie können Ihre Online-Bewerbung im Bewerbungsportal jederzeit einsehen, verändern (bis Bewerbungsschluss) oder zurückziehen.

Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten

Ihre im Verlauf der Online-Bewerbung angegebenen Daten und Informationen werden unter Wahrung gesetzlicher Rahmenbedingungen solange aufbewahrt, wie es für das Bewerbungs-verfahren notwendig ist, längstens jedoch bis 12 Monate nach Abschluss des Auswahlver-fahrens.

Nach Ablauf der Frist, wird ein Teil Ihrer Daten in anonymisierter Form gespeichert, ohne dass ein Personenbezug hergestellt werden kann. Der Datensatz lässt dadurch keine Rückschlüsse mehr auf Ihre Person zu und dient nur als Grundlage für statistische Auswertungen. Die Anlagen Ihrer Bewerbungen werden vollständig gelöscht (zum Beispiel Lebenslauf, Zeugnisse ...).

Ihr Benutzerkonto wird automatisch gelöscht, sobald die letzte zugehörige Bewerbung anonymisiert wurde.

Bewerberpool

Gegebenenfalls erhalten sich nach einer Absage auf Ihre Bewerbung hin von uns eine Anfrage, ob Sie in unseren zentralen Bewerberpool (=vorgemerkte Bewerbungen bei der Zentralen Steuerung und Dienste / Personal und Organisation) aufgenommen werden möchten. Sie können sich dann entscheiden, ob Ihre Bewerbung einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten weiter in unserem Bewerbermanagementsystem gespeichert werden sollen.

Die Speicherung ihrer personenbezogenen Daten erfolgt dann auf Grund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Bei einer erfolgreichen Bewerbung, das heißt Ihrer Einstellung bei der Stadt Ulm, werden die von Ihnen übermittelten Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften (u.a. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) Bestandteil Ihrer Personalakte.

Bei der Übertragung Ihrer Daten werden diese automatisch verschlüsselt und so vor dem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt. Die Vorkehrungen zur Datensicherung entsprechen dabei dem aktuellen Stand der Technik.

Die Stadt Ulm wird von Ihnen niemals vertrauliche Daten, wie Ihre Passwörter telefonisch oder per E-Mail abfragen.

Betroffenenrechte

Sie können hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten unter den angegebenen Kontaktadressen jederzeit die folgenden Rechte wahrnehmen:

  • Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Datenübertragbarkeit (bei Einwilligung oder Vertrag, Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DSGVO).

Stadt Ulm
Zentrale Steuerung und Dienste / Personal und Organisation (ZSD/P)
Stand: Dezember 2021

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